Études de cas

Avec Ipswitch, STIWA fait entrer la lumière dans la Shadow IT

Le groupe STIWA est un conglomérat international d’entreprises au succès confirmé, qui comprend STIWA Holding GmbH et ses filiales opérationnelles. Fondée en 1972 et sise à Attnang-Puchheim, en Haute-Autriche, l’entreprise de métallurgie est aujourd’hui dirigée par sa seconde génération de propriétaires. En tant qu’entreprise leader dans le domaine de l’automatisation hautes performances, STIWA est principalement active dans les domaines de l’automatisation, de la sous-traitance de pièces automobiles et des logiciels. Au nombre d’autres domaines d’activité citons l’automatisation de laboratoires et de bâtiments.

Outre son usine principale d’Attnang, STIWA exploite actuellement huit autres sites en Autriche, en Chine, aux États-Unis et en Allemagne. Avec un effectif hautement qualifié en croissance constante de plus de 1 800 collaborateurs, la société est l’incarnation même de l’entreprise de classe moyenne en Autriche.

Substituer une solution cohérente à une multitude de solutions disparates

Depuis sa fondation, STIWA n'a cessé de croître. Au fil du temps, non seulement de nouveaux sites, des filiales d'entreprises et des départements spécialisés se sont développés, mais l'informatique aussi et, avec elle, de plus en plus de structures dont l'objectif était de gérer le partage de données. « Au début, il s'agissait de solutions FTP qui répondaient aux besoins, mais qui étaient loin d'être pratiques », explique le responsable informatique chez STIWA. « La multitude de solutions différentes ne pouvait être décrite que comme une croissance incontrôlée. Il y existait, pour l'échange de données avec différentes parties, différents processus et solutions techniques. Certaines parties ne pouvaient, par courrier électronique, qu'envoyer ou recevoir des fichiers de taille limitée. Nous aussi, nous avions limité la taille de fichiers à la réception afin de ne pas être submergés par de très gros fichiers. Le défi fut de remplacer cette pléthore de solutions, y compris le courrier électronique, le FTP et les solutions de partage de fichiers telles que Dropbox, par une solution cohérente. »

 
La Shadow IT devenait un défi de plus en plus grand pour l'IT

Les solutions gratuites telles que Dropbox en particulier étaient extrêmement tentantes pour le personnel, sans doute aussi parce qu'elles étaient très faciles à utiliser. « La simplicité d'utilisation crée la fameuse Shadow IT qui échappe à notre supervision. Pour des raisons de sécurité, nous avions déjà, il y a quelque temps, exclu techniquement l'échange via Dropbox. Les collaborateurs sont cependant très perspicaces et trouvent leurs propres façons de résoudre les problèmes. Tout simplement parce qu'ils sont motivés pour faire leur travail. » La direction du département informatique de STIWA a reconnu le problème et a chargé le département informatique de trouver une solution. La direction du département IT explique sa décision : « L'élimination de la Shadow IT était la raison principale de la recherche d'une nouvelle solution. Mais tout aussi important pour nous était de nous présenter au monde en tant qu'entreprise technologique faisant appel à une solution professionnelle pour l'échange de fichiers. » Avec ces exigences dans son cahier des charges, l'équipe informatique a fini par se mettre à la recherche d'une solution.

 
Ipswitch MOVEit a battu tous ses concurrents en raison de son interface de gestion pratique son utilisation intuitive

« Nous avions, en interne, formulé toutes nos exigences, tant du point de vue informatique que du point de vue de la sécurité de la solution. De plus, nous avons interrogé un échantillon représentatif d'utilisateurs qui allaient se trouver confrontés à la nouvelle solution », explique l'équipe. « Sur la base des exigences et des retours d'information, nous avons ensuite créé une matrice d'évaluation exhaustive, que nous avons utilisée pour comparer les différents fournisseurs sur le marché. Nous avons d'abord commencé à comparer grossièrement les fonctions avec nos exigences de base, puis avons, pour ainsi dire, « passé au crible » un fournisseur après l'autre. En fin d'analyse il ne restait plus que deux solutions capables de répondre à la totalité de nos exigences. » L'entreprise treeConsult, basée à Freising, qui assista l'équipe STIWA lors de l'examen détaillé et d'un PoC (Proof of Concept = démonstration de faisabilité) subséquent, nous aida à prendre la décision. Au final, Ipswitch MOVEit fut le lauréat de la sélection, car la solution offre non seulement toutes les fonctions requises, mais se caractérise aussi par une interface de gestion pratique et une utilisation intuitive.

 
Ipswitch MOVEit

L'intégration et le déploiement progressif dans les différents départements de l'entreprise se déroulèrent sans accroc. « Pour l'utilisateur, le fonctionnement est didactique et très intuitif », rapporte l'équipe informatique. « Nous formons les employés en petits groupes ou utilisons nos structures de formation internes. »
 
Avec la licence MOVEit Enterprise choisie, la solution peut être mise à la disposition de n'importe quel employé, ce qui est important pour les entreprises, notamment en ce qui concerne la sécurité et le RGPD. « Le RGPD a des conséquences importantes et MOVEit nous aide à cet égard, dans le département des ressources humaines par exemple, où une partie de la communication des candidats se fait via MOVEit et où sont remplies les exigences plus strictes en matière de protection des données. Même lors de l'exportation de bases de données ou de modèles CAO en développement, qui sont généralement très volumineux, MOVEit nous aide à éliminer la Shadow IT qui était utilisée auparavant dans ces domaines pour transférer des quantités de données aussi importantes. »
« Nous avons pu accompagner STIWA depuis la phase d'évaluation jusqu'à la décision d'opter pour MOVEit et l'installation ultérieure, qui s'est déroulée sans aucun problème majeur. L'excellent support d'Ipswitch nous a toujours épaulé », explique Aaron Siegl, chef de projet chez treeConsult, décrivant l'implémentation. « Avec MOVEit, STIWA a intégré une excellente solution qui couvre toutes les exigences préformulées, répond aux exigences de la nouvelle RGPD et est entièrement acceptée par les utilisateurs. Grâce à l'étroite collaboration avec le service informatique, il nous a été possible de réagir de manière flexible aux nouvelles exigences, même après la mise en service de MOVEit, et les résoudre avec MOVEit. »

 
En conclusion

La réaction du personnel a été très positive. « Les collaborateurs nous ont fait savoir, après le premier déploiement, que la solution correspondait exactement à leurs besoins. Non seulement pour envoyer de gros fichiers, mais aussi pour les recevoir de façon contrôlée. » La solution est utilisée depuis plus d'un an à l'entière satisfaction des utilisateurs et des responsables informatiques et de division.
 
« En résumé, nous avons pleinement satisfait à l'exigence de trouver une solution qui élimine la Shadow IT et remplace les solutions obsolètes et encombrantes comme le FTP par quelque chose de plus récent, de plus moderne et de plus simple. Pour nos utilisateurs, la solution est très simple et intuitive et a été intégrée de façon transparente dans le flux de travail par courriel. Avec MOVEit, nous offrons désormais toutes les possibilités de transfert de fichiers sécurisé dans sa propre entreprise. Il est satisfaisant de constater qu'il existe encore des solutions informatiques qui aident vraiment les utilisateurs et ne constituent pas seulement un nouvel obstacle », conclut le responsable des systèmes informatiques.

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